Od momentu rozpowszechnienia się e-faktur, jak również innego rodzaju dokumentów w formie elektronicznej, bardzo istotne stało się ich właściwe zabezpieczenie, w szczególności przed nieautoryzowanym dostępem. Z całą pewnością takiego bezpieczeństwa nie zapewnia wysyłania faktur mailem, nawet w przypadku ich zabezpieczenia hasłem. Należy wybierać takie sposoby dystrybucji, które sprawią, że dany dokument trafi bezpośrednio do danego kontrahenta.
Bezpieczna dystrybucja e-faktur
Wydaje się że taki sposób dystrybucji zapewniają specjalne platformy internetowe, które są bezpośrednio połączone z tymi najbardziej popularnymi programami magazynowo – sprzedażowymi. Właśnie dzięki nim, możliwa jest zaufana dystrybucja faktur elektronicznych, która pozbawiona jest wszelkich zagrożeń związanych z dystrybucją mailową. Aby było to możliwe, konieczne jest jednak właściwe wygenerowanie faktur, które powinno być powiązane z naniesieniem na nią metadanych. Powinny one obejmować te najbardziej istotne informacje z punktu widzenia każdego dokumentu księgowego to jest data sprzedaży, rodzaj sprzedawanego przedmiotu bądź usługi, a także i kwotę w tym również kwotę podatku VAT. Warto pamiętać o tym, że standardowy plik PDF daje bardzo małe możliwości, jeżeli chodzi o jego edycję, a także i przekształcenie danych w formacie pliku graficznego na plik tekstowy. Właśnie dlatego tak ważne jest jego wzbogacenie o wspomniane wcześniej metadane, z których automatycznym odczytem poradzą sobie wszystkie najpopularniejsze programy księgowe. Taki sposób na dystrybucję faktur wiąże się także z kolejną zaletą jaką jest fakt ich bezpośredniego docierania do kontrahenta. Dzięki temu, nie ma możliwości, że plik trafi na przykład do spamu, tym samym nie zostanie w ogóle odpowiednio odnotowany w programie magazynowo-księgowym.
Warto podkreślić nie tylko znacznie wyższy poziom bezpieczeństwa takiej formy dystrybucji faktur, ale także i możliwość znacznego usprawnienia pracy wielu firm oraz jednostek samorządowych. Nie ma konieczności bowiem żmudnego przepisywania, bądź też skanowania faktur. W obecnym czasie coraz bardziej istotną funkcję spełnia dystrybuowanie dokumentów w formie elektronicznej w taki sposób, aby usprawnić ten proces i zagwarantować mu jak największe bezpieczeństwo. Ważne jest, by wygenerować tego typu dokumenty w taki sposób, aby umożliwić automatyczne odczytywanie tych danych wykorzystywanym najczęściej programom magazynowym. Dzięki temu można liczyć na znaczne usprawnienie pracy wielu różnym firmom oraz jednostkom samorządu terytorialnego.
Po więcej informacji zapraszamy na www.greenpost.pl!